Comment mettre en place un programme de cooptation dans votre entreprise ?

La cooptation est une méthode de sourcing innovante qui a le vent en poupe. Elle fait partie intégrante du processus de recrutement des entreprises. Elle propose à vos salariés de recommander une personne de leur réseau professionnel ou personnel qui aurait les compétences que vous recherchez pour un poste à pourvoir dans votre entreprise. La cooptation a de nombreux avantages. Notamment, le recrutement de collaborateurs qualifiés. Des profils qui parfois n’étaient pas forcément en recherche d'un nouveau poste. Elle permet aussi de recruter à moindre coût et de développer la marque employeur auprès de vos salariés qui deviennent de véritables ambassadeurs de votre marque. Pour donner envie à vos collaborateurs de relayer un emploi vacant, il est primordial de mettre en place un programme de cooptation en entreprise clair et efficace et de le communiquer en interne. Comment ? Nos réponses.

 

Un programme de cooptation, c’est quoi ?

Un programme de cooptation, c'est une stratégie déployée dans l’entreprise pour recruter de nouveaux collaborateurs avec l’aide de ceux déjà présents. Il fait partie des méthodes de sourcing candidats innovantes.

Le programme de cooptation propose aux coopteurs (les salariés de l’entreprise) de faire appel à leur réseau (les cooptés) pour pourvoir les postes vacants.

Ce système est très prisé par les services des ressources humaines car il présente 3 avantages majeurs : 

• Il implique les talents déjà présents dans la réussite de l’entreprise.
• Il limite le turnover en fidélisant les salariés en poste. 
• Il permet de mieux recruter. C’est-à-dire d’intégrer dans l’entreprise : 
  • Des profils qualifiés.
  • Compatibles avec les valeurs de l’entreprise.
  • Rapidement opérationnel.
  • À moindre coût puisqu’aucun budget n’aura été déployé pour publier des annonces.

En d’autres termes, la cooptation est un programme win win ! Tout le monde est gagnant. 

Bon à savoir : pour récompenser l’investissement des collaborateurs dans la recherche des candidats, l’entreprise peut mettre en place une rétribution financière. Que l’on appelle prime de cooptation. 

Qui définit le programme de cooptation dans l’entreprise ?

Recrutement et cooptation sont intimement liés. C'est le service ressources humaines (RH) qui définit et met en place le programme de cooptation dans l'entreprise.

Quelles sont les étapes indispensables pour mettre en place un programme de cooptation efficace ?

Voici les étapes à suivre pour mettre en œuvre avec succès un programme de cooptation dans l’entreprise. 

Étape 1 : Analyser le besoin en recrutement

Vous devez définir votre besoin en main-d’œuvre et évaluer les échéances de recrutement.

Pour bien recruter, il est fondamental d’établir un portrait-robot du candidat idéal et une fiche de poste adaptée.

Étape 2 : Établir le processus de cooptation adapté

Pour multiplier vos chances de trouver la perle rare, la cooptation est le canal de recrutement idéal.

Pour qu’il soit fructueux, il doit être soigneusement préparé. Vous devez réfléchir à plusieurs aspects : 

• Quand et comment les candidatures seront transmises ? 
• Comment sera suivi le parcours de recrutement du candidat ?
• Quel onboarding pour le candidat coopté ?
• Quelles sont les conditions à respecter pour verser la prime de cooptation ?
• Pour quel montant ?
• À quel moment ?

Il est très important de définir un processus de cooptation clair et précis. Celui-ci doit être écrit.

Étape 3 : Communiquer sur le processus de cooptation dans l’entreprise

Le processus de cooptation doit être connu de tous les salariés. 

Il doit être accessible : 

• Vous pouvez le déposer sur l'intranet ou l’afficher dans un lieu dédié. 
• Vous pouvez aussi lancer une campagne de communication par mail.

Étape 4 : Donner du sens au processus de cooptation

Pour engager vos collaborateurs dans cette démarche, ils doivent en comprendre les enjeux. N’hésitez pas à informer les salariés sur les impacts positifs de la cooptation, pour eux-mêmes, mais aussi pour l’entreprise. 

Prévoyez une communication valorisante et explicative sur la raison du choix de ce nouveau mode de recrutement :

• Expliquez l’objectif recherché. 
• Précisez les enjeux pour l'entreprise (business, compétences, croissance…).
• Communiquer régulièrement sur les résultats du programme de cooptation (le ROI, retour sur investissement).

Étape 5 : Motiver et récompenser 

Tout travail mérite récompense ! La cooptation demande de l’implication pour faire rayonner la marque employeur et valoriser l’entreprise auprès de son réseau. En proposant une juste rétribution pour cet engagement, vous motiverez davantage vos effectifs.

Dans votre communication :  

• Mettez en avant les avantages financiers de la cooptation pour le salarié coopteur.
• Annoncez le montant de la prime et les conditions d'attribution.

Étape 6 : S'équiper d'un logiciel de cooptation

Un bon logiciel de cooptation peut vous épauler pour mieux structurer, organiser et professionnaliser le processus.

Renseignez-vous, il en existe plusieurs sur le marché. De nombreux ATS proposent des modules dédiés supplémentaires. 

Que doit contenir un bon formulaire de cooptation ?

Pour proposer sa candidature, le candidat coopté doit remplir un formulaire de présentation.

Certaines informations indispensables doivent y figurer : 

• Une information sur le canal de recrutement utilisé : 
  • Définition de la cooptation.
  • Explication du processus interne à l'entreprise.
  • Avantages pour le coopteur.
• L’identification du salarié coopteur : nom, prénom, numéro de salarié, poste, service/direction…
• L’identification du coopté.
• L’identification du poste concerné.
• La transmission du CV et d’une lettre de motivation.
• Quelques phrases indiquant les motivations du coopté à intégrer l'entreprise.
  
  

Quel est le montant de la prime de cooptation ?

Le montant de la prime de cooptation doit être connu des salariés et faire partie clairement du processus communiqué en amont. 

Il peut varier selon le niveau de poste recruté, entre 500 et 2 000 euros généralement.

Il peut être versé : 

• À différentes étapes du processus de cooptation : à l’intégration puis à la validation de la période d'essai par exemple.
• En une seule fois, à la validation de la période d'essai.
  
  

Quels sont les risques d’un mauvais programme de cooptation ?

Un mauvais programme de cooptation peut rapidement décevoir les salariés qui s'investissent pour faire intégrer de nouveaux collaborateurs. 

Les salariés coopteurs peuvent aussi voir une certaine tension s'installer quant à la réussite du salarié intégré dont ils se sentiraient en quelque sorte garants.

La cooptation peut enfin pousser à recruter des personnes qui ressemblent à vos salariés, puisqu'ils sont issus de leurs propres réseaux, il faut donc veiller à la diversité des profils.

Modèles gratuits pour informer vos collaborateurs d’un programme de cooptation dans l’entreprise

Découvrez nos exemples gratuits de programme de cooptation, à personnaliser.

Exemple 1 de programme de cooptation :

Bonjour à toutes et à tous,

Nous avons à cœur de favoriser la mobilité interne et nous avons le plaisir de vous rappeler que de nombreuses opportunités sont à pourvoir au sein de xxx [préciser ici le nom de votre entreprise]. Chacun(e) a la possibilité d’être acteur de son parcours au sein de notre société et nous vous encourageons à prendre connaissance des postes actuellement vacants. 

Vous trouverez ci-dessous la liste des postes actuellement ouverts en CDI :

xxx [lister ici tous les postes vacants sous forme de bullet point]

La mobilité interne est accessible à toutes et à tous, n’hésitez pas à nous contacter pour plus de précisions sur ces postes. 

Nous vous rappelons que la prime de cooptation est portée à xxx euros [indiquer le montant versé au salarié qui coopte un candidat] et versée pour toute cooptation réussie. C’est-à-dire pour un poste en CDI uniquement et après confirmation de la période d’essai.

N’hésitez pas à diffuser via votre réseau ou nous mettre en relation avec votre ami(e), ancien(ne) collègue ou relation !

Nous sommes à votre disposition pour toute question,

L'équipe Ressources Humaines

Exemple 2 de programme de cooptation :

XXX [lister en tête d’email les intitulés des emplois en CDI vacants dans votre organisation].

Recommandez-nous un ami, un ex-collègue, une relation, ou diffusez via votre réseau les offres ouvertes ci-dessus et percevez une prime de cooptation de xxx euros (pour un poste en CDI uniquement et après confirmation dans le poste à l’issue de la période d’essai).

Alors, n’hésitez plus à nous mettre en relation avec vos connaissances ! 

Bien cordialement,

L'équipe Ressources Humaines

Programmes de cooptation, ce qu’il faut retenir :

Bien coopter, c'est bien recruter dans un premier temps, mais c'est aussi fidéliser à plus long terme le coopteur (le salarié) ou le coopté (le candidat) qui se trouvent dotés d'une implication tout à fait particulière par ce processus !

Cette méthode de recrutement participatif suscite donc l'engagement des collaborateurs et permet de développer la marque employeur. Cerise sur le gâteau, elle améliore vos KPI de recrutement. 

Vous auriez tort de vous en priver, vous avez tout à y gagner !