7 formalités d’embauche obligatoires à l’arrivée d’un nouveau salarié

1ère Formalité d’embauche : la Déclaration nominative Préalable à l’Embauche (DPAE)

Toute embauche d’un nouveau salarié doit donner lieu à une Déclaration nominative Préalable à l’Embauche (DPAE). 

L’employeur doit la compléter puis l’adresser à l’Urssaf ou à la MSA (pour les salariés relevant du régime social agricole). 

Le format papier est encore admis. À moins que l’entreprise ne procède à plus de 50 DPAE dans l’année civile. Dans ce cas, l’envoi sous format électronique est à privilégier. 

La DPAE doit contenir les informations suivantes :

• La dénomination de l’employeur, le numéro SIRET et code APE. Ainsi que l’adresse de l’établissement.
• Le nom et l’adresse du service de santé au travail, si l’employeur dépend du régime général de la Sécurité sociale.
• Le nom, le prénom, le sexe, l’adresse, la date, le lieu de naissance, et le numéro de Sécurité sociale du salarié.
• La date et l’heure d’embauche, la durée de la période d’essai, la nature du contrat, la date de fin du contrat s’il y a lieu (dans le cadre d’un CDD).

La DPAE doit être effectuée avant l’embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche. 

Lors de l’envoi de la DPAE, l’employeur reçoit un accusé réception. Il doit le remettre au salarié. S’il lui fournit un contrat de travail, il est dispensé de cette obligation.

Bon à savoir : l’Acoss, la caisse nationale des Urssaf, précise qu’il n’y a pas à effectuer de DPAE lors de contrats successifs sans interruption dans l’entreprise pour un même salarié.

3e formalité d’embauche : la visite d’information et de prévention

La loi n°2016-1088 du 8 août 2016 (article 102) a remplacé la visite médicale d'embauche par une simple visite d'information et de prévention.

L’article R4624-10 du Code du travail précise que l’employeur doit organiser cette visite auprès du service de santé au travail dans les 3 mois à compter de la prise effective de poste par le salarié.

Attention, dans certains cas, elle doit être organisée avant la prise de poste. 

C’est le cas : 

• Des travailleurs de nuit.
• Des jeunes de moins de 18 ans.
• Des salariés exposés à certains agents biologiques ou à un champ magnétique. 

Au cours de cette visite, le salarié est : 

• Interrogé sur son état de santé.
• Informé des modalités de suivi de son état de santé.
• Informé de la possibilité dont il dispose, à tout moment, de bénéficier d'une visite à sa demande avec le médecin du travail.

4e formalité d’embauche : la remise au salarié de plusieurs documents informatifs

• Depuis le 1^er novembre 2023, l’employeur doit communiquer à son salarié nouvellement embauché des informations suivantes (article R1221-34 du Code du travail - entré en vigueur le 1^er novembre 2023) : 

  1. L'identité des parties à la relation de travail.
  2. Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur.
  3. L'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi.
  4. La date d'embauche.
  5. Dans le cas d'un CDD, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci.
  6. Dans le cas du salarié temporaire (intérim), l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est.
  7. La durée et les conditions de la période d'essai si elle existe.
  8. Le droit à la formation assuré par l'employeur.
  9. La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée.
  10. La procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail.
  11. Les éléments constitutifs de la rémunération, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération.
  12. La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d'aménagement sur une autre période de référence. Les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes ;
  13. Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement.
  14. Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d'un accord collectif ou d'une décision unilatérale de l'employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d'ancienneté qui y sont attachées.
  
  

  Si le salarié n’a pas reçu communication des informations ci-dessus, l’employeur dispose de 7 jours calendaires ou d’1 mois, selon la nature de l’information manquante, à compter de la date d’embauche pour se conformer à ses obligations (article R1221-35 du Code du travail). 

  
  

  L’employeur adresse toutes les informations listées ci-dessus sous format papier, par tout moyen conférant date certaine (article R1221-39).

  L’employeur peut également les adresser sous format électronique :

  • Si le salarié dispose d'un moyen d'accéder à une information sous format électronique.
  • Si informations peuvent être enregistrées et imprimées.
  • Si un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations peut être conservé.
  
  

  Le salarié qui n'a pas reçu les informations requises dans les délais prévus, 7 jours calendaires ou 1 mois à compter de la date d’embauche, doit mettre en demeure son employeur de se conformer à la loi. Il a alors 7 jours pour s’exécuter. Dans le cas inverse, le collaborateur peut saisir le Conseil de prud’hommes (article R1221-41 du Code du travail).

  
  
  

5e formalité d’embauche : l’inscription au registre unique du personnel

L’obligation de tenir un registre unique du personnel s’impose à l’employeur dès l’embauche du premier salarié dans l’entreprise.

Quelle que soit la nature du contrat de travail et quelle que soit la durée de ce dernier, au moment de l’embauche, au moment de l’embauche, il est obligatoire de porter sur le registre les mentions suivantes :

• Le nom, le prénom, la date de naissance et le sexe du salarié.
• L’emploi, la qualification et son statut professionnel.
• La date d’entrée dans l’établissement.

Ces informations sont inscrites de manière indélébile.

Bon à savoir : les noms et prénoms des stagiaires et des volontaires en service civique accueillis dans l’établissement sont inscrits dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

6e formalité d’embauche : l’affiliation du salarié à une caisse de retraite complémentaire

L’adhésion obligatoire du salarié à une retraite complémentaire se fait automatiquement par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN), en fin de mois. 

L’employeur n’a pas de démarche supplémentaire à réaliser pour respecter son obligation.

7e formalité d’embauche : les cas particuliers

Voici une liste non exhaustive des cas particuliers nécessitant des formalités d’embauche supplémentaires : 

• Le première embauche dans l’entreprise : dans le cas du premier salarié embauché dans l’entreprise, l’employeur est tenu de procéder à une déclaration préalable auprès de l’inspecteur du travail de premier emploi de main-d’œuvre.
  
  
• Le salarié étranger : en ce qui concerne un travailleur étranger, il est nécessaire de vérifier que celui-ci est autorisé à travailler en France. Le futur salarié doit être en possession d’une autorisation de travail ou être originaire d’un pays pour lequel l’autorisation n’est pas obligatoire. Dans le cas d’une autorisation de travail nécessaire, l’employeur est tenu de la vérifier auprès de la préfecture dont il dépend. Conformément aux dispositions des articles R5221-27, R5221-41 et suivants du Code du travail, l’employeur doit transmettre par voie électronique à la préfecture, au moins 2 jours ouvrables avant le jour de l'embauche, sa demande obligatoirement accompagnées de la copie du titre de séjour de l'intéressé.
  
  
• Le salarié mineur : si le jeune embauché n’a pas 16 ans, l’article D4153-5 du Code du travail prévoit que l’employeur doit faire une demande préalable à l’inspecteur du travail pour une embauche pendant les vacances scolaires. Il doit également obtenir l’accord écrit et signé du représentant légal.
  
  
• L’apprenti : en cas d’embauche d’un apprenti, l’employeur doit transmettre à l’opérateur de compétences (OPCO) le contrat d’apprentissage dans les 5 jours suivant le début d’exécution du contrat.

Si l’effectif de l’entreprise est supérieur à 50 salariés, l’embauche doit être mentionnée sur le relevé mensuel des mouvements de main-d’œuvre. Depuis le 1^er janvier 2016, cette démarche est réputée accomplie par le biais de la DSN.

Formalités d’embauche, ce qu’il faut retenir

Une fois que vous avez choisi votre futur salarié et êtes prêt à démarrer votre collaboration, la loi vous impose de respecter l’ensemble des formalités suivantes : 

1. La DPAE.
2. La remise du contrat de travail.
3. La visite d’information et de prévention.
4. La remise de documents informatifs.
5. L’inscription au registre unique du personnel.
6. L’affiliation à une caisse de retraite complémentaire.
7. Les formalités d’embauche supplémentaires.

Les formalités d’embauche ne sont pas facultatives. Leur non-respect par l’employeur peut entraîner des sanctions civiles, administratives ou pénales.

En tant qu’employeur, vous devez y apporter un soin particulier pour vous conformer au droit du travail.